Politique de confidentialité

Qui nous sommes

HomPilot exploite la plateforme HomPilot (hompilot.com et app.hompilot.com) : un logiciel de gestion et une réceptionniste IA, Maya, pour les entreprises de services résidentiels.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Alexandre Somma, joignable à hello@hompilot.com.

Notre rôle

Pour les comptes de nos entreprises clientes et de leurs utilisateurs, HomPilot décide de l’usage des renseignements.

Pour les renseignements des clients de ces entreprises (personnes qui appellent, écrivent ou réservent), HomPilot agit pour le compte de l’entreprise concernée, qui en demeure responsable. Les demandes de ces personnes peuvent être adressées à l’entreprise ou à nous ; nous les transmettons au besoin.

Renseignements recueillis

• Compte et entreprise : nom, courriel, téléphone, rôle, nom et coordonnées de l’entreprise, réglages, renseignements d’abonnement.
• Clients des entreprises : nom, téléphone, courriel, adresse du logement, détails des demandes, rendez-vous, soumissions, factures et paiements, renseignements sur les équipements du logement (HomPasseport).
• Communications : enregistrements et transcriptions des appels traités par Maya, textos et courriels échangés avec l’entreprise.
• Position des techniciens : seulement après le consentement du technicien, pendant un déplacement vers un client ; les positions sont effacées après 7 jours.
• Données techniques : journaux de sécurité et de fonctionnement. Notre site n’utilise aucun témoin publicitaire ni outil de suivi publicitaire.

Utilisation des renseignements

• Fournir le service : répondre aux appels et textos, prendre des rendez-vous, préparer des soumissions et des factures, encaisser des paiements, envoyer des confirmations et des rappels.
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude, corriger les erreurs et soutenir nos clients.
• Respecter nos obligations légales.
• Nous ne vendons aucun renseignement personnel.

Données Google (Google Business Profile)

Lorsqu’un administrateur d’une entreprise choisit « Connecter Google » dans HomPilot, il autorise HomPilot à accéder à sa fiche Google Business Profile (autorisation « business.manage »).

• Données obtenues : la liste des comptes et des fiches d’entreprise que le compte Google peut gérer (nom, adresse, identifiants Google de la fiche, lien Google Maps et lien pour laisser un avis), ainsi que les avis et la note de la fiche choisie.
• Utilisation : uniquement pour associer la fiche à l’entreprise dans HomPilot, afficher ses avis et sa note (par exemple sur les soumissions), préparer les demandes d’avis envoyées aux clients de l’entreprise et vérifier que la connexion fonctionne.
• Ce que nous ne faisons jamais : vendre ces données, les utiliser pour de la publicité, pour évaluer la solvabilité ou pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni les communiquer à des tiers, sauf aux fournisseurs nécessaires au service, sur instruction de l’entreprise, ou lorsque la loi l’exige.
• Sécurité : les jetons d’accès Google sont chiffrés (AES-256) et utilisés uniquement par nos serveurs ; ils ne sont jamais transmis au navigateur. Seul le personnel autorisé y a accès, et seulement pour la sécurité, le soutien demandé par l’entreprise ou une obligation légale.
• Retrait : l’entreprise peut déconnecter Google en tout temps dans HomPilot (Réglages › Intégrations) ou retirer l’accès dans son compte Google (myaccount.google.com/permissions). La déconnexion révoque l’accès chez Google et efface immédiatement les jetons conservés par HomPilot.
• L’utilisation et le transfert, par HomPilot, des informations reçues des API Google respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée.

Fournisseurs et lieux d’hébergement

Nous confions certains traitements à des fournisseurs qui n’utilisent les renseignements que pour nous rendre service, notamment : hébergement et base de données (Supabase, Vercel, Amazon Web Services pour les sauvegardes), téléphonie et textos (Twilio), agent vocal (Retell AI), intelligence artificielle (Google Gemini, Anthropic), courriels (Resend), paiements (Stripe), cartes et adresses (Mapbox, Google Maps Platform).

Certains de ces fournisseurs hébergent des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements hors du Québec, nous évaluons la protection offerte et encadrons ces transferts par contrat.

Conservation

Nous conservons les renseignements pendant la durée de l’abonnement de l’entreprise cliente, puis le temps nécessaire aux fins prévues ou exigé par la loi. Ensuite, nous les détruisons ou les anonymisons. Une entreprise peut demander la suppression de ses données à la fin de son abonnement.

Sécurité

Nous appliquons des mesures raisonnables : chiffrement des communications et des données sensibles, contrôle des accès par entreprise et par rôle, journalisation et sauvegardes. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, leur suppression ou leur transfert dans un format technologique structuré, et retirer votre consentement. Écrivez à hello@hompilot.com ; nous répondons dans un délai de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La date de mise à jour figure en haut de la page ; en cas de changement important, nous en informons les entreprises clientes.